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TRACCIABILITÀ DELLE SPESE DI TRASFERTA E DI RAPPRESENTANZA
Ai fini dell’accantonamento in bilancio delle imposte sul reddito – e della successiva compilazione del modello REDDITI – la deducibilità delle spese di trasferta (vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC) sostenute in Italia, così come delle spese di rappresentanza sostenute ovunque, deve essere valutata alla luce dei nuovi obblighi di tracciabilità dei pagamenti introdotti dalla Legge di Bilancio 2025 e dal D.L. 84/2025. Gli stessi obblighi si applicano anche agli esercenti arti e professioni ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo da indicare nel modello REDDITI 2026. Tali spese sono sempre indeducibili se il pagamento non avviene con mezzi tracciabili.
Con la circ. n. 15/2025 dello scorso dicembre, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il pagamento per il tramite di mezzi tracciati può essere dimostrato tramite ricevuta del bonifico bancario, della carta di debito o della carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA ed estratto conto (nel caso in cui non siano disponibili altre prove dell’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabile).
Nel rispetto del principio di inerenza della spesa si precisa che la tracciabilità dei pagamenti rileva ai soli fini della deducibilità del costo, mentre l’IVA, in presenza di fattura, è detraibile (salvo il caso delle spese di rappresentanza).
Attenzione: per la corretta registrazione delle fatture di cui sopra il cliente ha l’obbligo di informare il referente contabile qualora il pagamento sia stato effettuato in contanti. In assenza di tale comunicazione, le fatture elettroniche ricevute saranno considerate deducibili, salvo il caso in cui sulla fattura sia espressamente indicata la modalità di pagamento “contanti”, circostanza che comporterà automaticamente la loro indeducibilità.
OMAGGI E SPESE DI RAPPRESENTANZA
La qualificazione di una spesa quale spesa di rappresentanza ai fini delle imposte sui redditi rende automaticamente indetraibile l’IVA a credito di dette spese, salvo che per l’acquisto di beni da destinare ad omaggio del costo non superiore a € 50 per i quali l’IVA risulta detraibile.
Le spese di rappresentanza per le imprese sono deducibili nell’anno di sostenimento entro il limite massimo stabilito in misura proporzionale all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica risultanti dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo:
| Ricavi / proventi gestione caratteristica | Importo deducibile |
| Fino a € 10 milioni | 1,5% |
| Per la parte eccedente € 10 milioni e fino a € 50 milioni | 0,6% |
| Per la parte eccedente € 50 milioni | 0,4% |
Qualora le spese in esame siano qualificate come spese per alberghi e ristoranti, per il calcolo dell’importo massimo deducibile, va considerato il 75% di dette spese.
Per i professionisti, se inerenti all’esercizio della professione, le spese di rappresentanza sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.
Le spese di rappresentanza si considerano inerenti a condizione che siano a titolo gratuito, sostenute con finalità promozionali e ragionevoli in funzione dell’obiettivo di generare benefici economici.
| SPESE DI RAPPRESENTANZA | SPESE NON DI RAPPRESENTANZA |
| le spese per viaggi turistici in occasione dei quali sono programmate e svolte significative attività promozionali; le spese per feste, ricevimenti ed altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze, inaugurazioni o fiere nei quali sono esposti beni o servizi dell’impresa; i contributi erogati gratuitamente e ogni altra spesa per convegni, seminari e manifestazioni simili e il cui sostenimento risponde ai criteri di inerenza. |
le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali in occasione di mostre e visite;
le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente dal titolare dell’impresa in occasione di trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere ed eventi simili nei quali sono esposti beni e servizi dell’impresa ovvero attinenti all’attività caratteristica dell’impresa. |
SPESE SOSTENUTE DA IMPRESE E PROFESSIONISTI
Le spese vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC, che non siano spese di rappresentanza, sostenute da lavoratori autonomi nel territorio dello Stato sono deducibili a condizione che i pagamenti siano stati effettuati tramite sistemi tracciabili. Per le sole spese di vitto e alloggio si applica inoltre il limite di deducibilità pari al 2% dei ricavi conseguiti nell’anno.
| CATEGORIA DI SPESA | ESEMPI PRATICI | OBBLIGO TRACCIAB. | DEDUCIBILITÀ |
| Vitto | Ristoranti, bar, catering durante trasferte o attività lavorative | SI | 75% |
| Alloggio | Hotel, B&B, residence durante trasferte | SI | 75% |
| Trasporti non di linea | Taxi e noleggio con conducente | SI | 100% |
Tale limite non si applica alle imprese, per le quali le spese di vitto e alloggio sono deducibili secondo le ordinarie regole di inerenza, senza il vincolo del 2% previsto invece per i lavoratori autonomi. Per l’amministratore della società, invece, la deducibilità di tali spese varia in base al fatto che la trasferta avvenga all’interno oppure al di fuori del comune in cui ha sede la società.
| SOGGETTO | DEDUCIBILITÀ VITTO E ALLOGGIO | LIMITE 2% DEI RICAVI | OBBLIGO TRACCIAB. |
| Professionisti | 75% | SI | SI |
| Imprese individuali | 75% | NO | SI |
| Amministratore Società | 75% nel comune | NO | SI |
Anche quando la spesa non è oggetto di rimborso, la regola rimane invariata: la tracciabilità del pagamento è sempre necessaria per consentire la deduzione del costo, indipendentemente dal fatto che il titolare sostenga la spesa per sé o per conto dei clienti per l’esecuzione di incarichi.
Per i contribuenti in regime forfetario, invece, la deduzione è esclusa, poiché il regime non consente la detrazione analitica delle spese.
TRASFERTA DIPENDENTE
Al lavoratore dipendente che presta in via temporanea l’attività fuori dalla propria sede di lavoro possono essere corrisposti sia delle somme a titolo di indennità di trasferta, sia il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta:
- Indennità di trasferta: si tratta delle indennità che compongono la retribuzione lorda in busta
paga. Tali indennità possono essere parzialmente detassate per il dipendente (nel sistema di rimborso forfetario o misto). - Rimborsi spese (Vitto e alloggio, spese di viaggio, ecc.) e Rimborsi chilometrici: Per l’impresa sono classificabili tra i costi per servizi in quanto l’erogazione al dipendente costituisce soltanto il tramite per il pagamento di servizi.
| TIPO SPESA | DOCUMENTO GIUSTIFICATIVO | OBBLIGO TRACCIAB. | DEDUCIBILITÀ COSTO PER IMPRESA | |
| Vitto e alloggio | Fattura intestata al datore di lavoro |
SI | Trasferta nel comune | Trasferta fuori dal comune |
| 75% | 100% Limite di € 180,76/giorno per rimborso analitico (€ 258,23/giorno se all’estero) |
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| Documento commerciale (non intestato) | SI | 75% | 100% | |
| Viaggio e trasporto | Biglietto mezzi pubblici, scontrino parcheggio*, ecc. (non intestato) | NO | 100% | |
| Ricevuta taxi, NCC, ecc. | SI | |||
| Spese non documentabili | Assenza di documenti giustificativi | NO | 100%
Rimborsi forfetari per la somma 46,48 € al giorno in Italia (77,47 € all’estero) |
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| Rimborsi chilometrici | Foglio viaggi | NO | 100% Nel limite del costo di percorrenza di veicoli con max 17 CV fiscali/20 CV fiscali se diesel |
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| Ai fini IRAP secondo l’Agenzia Entrate sono indeducibili | ||||
| * secondo l’Agenzia delle Entrate (Risposta 31.1.2019, n. 5) il parcheggio non è ritenuto una spesa di viaggio e trasporto | ||||
Pertanto, la mancanza di documentazione che possa provare il sostenimento della spesa mediante mezzi tracciabili comporterà:
- l’imponibilità del rimborso in capo al lavoratore;
- l’indeducibilità dello stesso per il soggetto erogante.
Ciò impatterà quindi anche sugli adempimenti in capo al lavoratore che dovrà presentare al datore di lavoro, oltre ai giustificativi di spesa, anche la dimostrazione del pagamento tracciabile.
Cordiali saluti.
Zogno, 27 febbraio 2026
Team Consulenza
