INTERRUZIONE ATTIVITÀ DEI REGISTRATORI TELEMATICI

5 Settembre 2023

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INTERRUZIONE ATTIVITÀ DEI REGISTRATORI TELEMATICI

Chi usa un Registratore Telematico (come noto il registratore telematico (RT) è un registratore di cassa con collegamento a internet che memorizza elettronicamente i dati dei corrispettivi e provvede alla loro trasmissione telematica (ex art. 2, Dlgs 127/2015), regolarmente assistito da un installatore qualificato, deve costantemente verificare di avere una connessione Internet attiva, almeno al momento di chiusura della cassa, poiché dopo questa operazione è il Registratore Telematico (RT), in automatico, a predisporre il file contenente i dati dei corrispettivi da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.

L’RT, infatti, dopo la chiusura di cassa, prova a collegarsi con i server dell’Agenzia e, non appena il canale di colloquio è attivo, trasmette il file.
Se al momento di chiusura di cassa si hanno problemi di connettività alla rete Internet, ci sono 12 giorni di tempo per trasmettere gli stessi riconnettendo l’RT alla rete Internet (soluzione preferibile) oppure copiando il file dei corrispettivi (sigillato dall’RT) su una memoria esterna (es. chiavetta USB) e utilizzando l’apposita funzionalità di upload di tale file presente nel portale Fatture e Corrispettivi.

Tale procedura di “emergenza”, quindi, è stata prevista in tutti quei casi in cui l’esercente ha problemi di connessione Internet del suo RT. In relazione ai periodi di chiusura dell’esercizio commerciale, l’esercente non deve effettuare alcuna registrazione sull’RT; quest’ultimo, al momento della prima trasmissione dei corrispettivi della giornata di apertura, comunica le giornate di chiusura. Tuttavia, nel caso in cui l’interruzione dell’attività sia superiore ai 12 giorni (ad esempio ferie lunghe, chiusura stagionale, inutilizzo temporaneo, ecc.) o se l’esercente non fosse in grado di conoscere la durata del periodo di inattività (e di comunicarla a priori), il Registratore Telematico deve prevedere la possibilità di essere messo “fuori servizio”, ossia comunicare al sistema dell’Agenzia delle Entrate l’inizio del periodo di inattività. In questo caso il Registratore Telematico tornerà “In servizio” alla prima trasmissione utile.

Occorre tenere presente che sono previste pesanti sanzioni in caso di mancata o non tempestiva memorizzazione oppure mancata o non tempestiva trasmissione dei corrispettivi, o quando gli stessi vengono memorizzati o trasmessi con dati incompleti o non veritieri. Le sanzioni sono contenute nel D. Lgs. 471/1997 (art. 6, cc. 2-bis e 3, art. 11, cc. 2-quinquies, 5 e 5-bis e art. 12, c. 2). In particolare, la sanzione è pari al 90% dell’imposta se i dati dei corrispettivi dell’operazione non sono stati regolarmente memorizzati oppure non sono stati regolarmente trasmessi. La sanzione si applica una sola volta, nel caso in cui la trasmissione tardiva od omessa di un corrispettivo faccia seguito alla sua infedele memorizzazione.

A queste violazioni si applica anche la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività o dell’esercizio dell’attività stessa (da tre giorni a un mese oppure, se l’importo complessivo dei corrispettivi contestati supera i € 50.000, da uno a sei mesi). Anche in caso di mancato o irregolare funzionamento dei registratori telematici, la sanzione è del 90%. Se non ci sono omesse annotazioni, la mancata tempestiva richiesta di intervento per la manutenzione o l’omessa verifica periodica dei registratori è punita con una sanzione da € 250 a € 2.000. Nei casi in cui l’omessa o tardiva trasmissione dei corrispettivi o la trasmissione con dati incompleti o non veritieri non incida sulla corretta liquidazione del tributo (concretizzandosi, quindi, in una violazione formale) è prevista “solo” una sanzione amministrativa fissa, pari a 100 euro per ciascuna trasmissione, senza possibilità di cumulo giuridico (art. 12 D. Lgs. 472/1997). Chi manomette o altera i registratori o li utilizza manomessi o alterati o consente ad altri di usarli per eludere le norme, incorre in una sanzione da € 3.000 a € 12.000, salvo che il fatto costituisca reato, nonché nella sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività (da 15 giorni a due mesi e, in caso di recidiva, da due a sei mesi).

NUOVO PROVVEDIMENTO DEL 18 GENNAIO 2023

Con provvedimento n. 15943 del 18 gennaio 2023, l’Agenzia delle Entrate ha disposto che “nel caso in cui l’interruzione dell’attività sia superiore ai 12 giorni (ad esempio ferie lunghe, chiusura stagionale, inutilizzo temporaneo, etc.) o se l’esercente non fosse in grado di conoscere la durata del periodo di inattività e di comunicarla a priori, il Registratore Telematico deve prevedere la possibilità di predisporre l’invio di un evento di tipo “fuori servizio”, codice 608 (magazzino/periodo di inattività), per comunicare al sistema l’inizio del periodo di inattività. In questo caso il RT tornerà “In servizio” alla prima trasmissione utile”.

Il provvedimento prot. n. 15943/2023 specifica, al paragrafo 1.2, che sono approvate le specifiche tecniche “Specifiche tecniche RT – Versione 11” che devono essere rispettate obbligatoriamente dai nuovi modelli di Registratore Telematico e di ServerRT che presentano istanza di approvazione dopo il 30.06.2023. Per i modelli già approvati le predette specifiche tecniche devono essere rispettate obbligatoriamente solo nel caso di presentazione di istanza di variante successivamente al 30.06.2023.

L’operazione può essere eseguita manualmente dall’esercente stesso (tramite SPID) accedendo al proprio “cassetto” fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, anche tramite intermediari.

1. Dispositivo impostato “manualmente” fuori servizio

Rimane fortemente consigliato, in sede di adeguamento dei RT per la “Lotteria istantanea” (da effettuarsi entro il 2.10.2023), cogliere l’opportunità per richiedere al tecnico di fiducia di effettuare anche l’adeguamento relativo alla funzionalità che permette al registratore telematico di essere messo “fuori servizio” in caso di periodo di inattività superiore a 12 giorni.

MANCATO O IRREGOLARE FUNZIONAMENTO DEL REGISTRATORE TELEMATICO

Con la risposta all’interpello n. 247/2022, l’Agenzia delle Entrate ha confermato il comportamento da adottare in caso di rottura o malfunzionamento dei registratori di cassa o dei server RT, ossia di eventi che impediscono la memorizzazione e la trasmissione telematica dei corrispettivi. In particolare, lo stesso deve essere posto nello stato “Fuori Servizio”. La corretta tenuta del registro di emergenza rende non obbligatoria la trasmissione (o ritrasmissione) dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall’Amministrazione Finanziaria, ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi come le fatture.
Per malfunzionamento del registratore telematico o del server RT si intende qualsiasi anomalia che riguardi una sua componente (si pensi, ad esempio, alla singola cassa collegata a un server RT) o l’intero apparato, rendendolo non in grado di memorizzare e trasmettere nei termini dati completi e corretti al Sistema AE (Provv. Ag. Entrate prot. 182017/2016). In tal caso lo stesso deve essere posto nello stato “Fuori Servizio”, stato che consente all’Amministrazione di avere contezza di un problema in essere e di motivare eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni, totali o parziali, dei dati. In caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, del Registratore Telematico, l’esercente richiede tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato.

Nel portale “Fatture e Corrispettivi” sono disponibili, nell’area dei “Corrispettivi”, le funzionalità per i
singoli operatori e i loro intermediari delegati che consentono di gestire alcune situazioni in sostituzione dell’utilizzo dei registratori telematici per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

Resta facoltà dell’esercente di procedere alla trasmissione telematica dei dati memorizzati nei singoli punti cassa, utilizzando la procedura di cui al punto 2.8.2 delle Specifiche Tecniche allegate al provvedimento del 28.10.2016. Nel dettaglio, per far fronte a questa tipologia di situazioni, l’esercente può accedere alla funzione tramite la voce di menu “Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio”, disponibile nella sezione “Area Gestore ed Esercente” del sito dell’Agenzia delle Entrate.

L’interfaccia grafica permette all’esercente di trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dati aggregati dei corrispettivi giornalieri che avrebbe dovuto trasmettere con il registratore telematico. Pertanto, si tratta dei dati dei corrispettivi aggregati per aliquota/natura Iva (ovvero indicando l’adozione del regime di “ventilazione”). Tale funzionalità può essere utilizzata solo in casi di effettiva necessità ed esclusivamente dopo aver comunicato a sistema lo stato “fuori servizio” del registratore telematico. Tale modalità di trasmissione dei corrispettivi giornalieri è classificata come “trasmissione per dispositivo fuori servizio” per distinguerla dalle situazioni con dati fiscali memorizzati elettronicamente nel registratore telematico e trasmessi telematicamente dal dispositivo stesso.

La funzionalità “Assenza di rete” è destinata agli esercenti che non riescono a trasmettere, entro il termine, il file XML dei corrispettivi sigillato elettronicamente dal dispositivo.
In questo caso:

• il registratore telematico memorizza gli incassi e predispone il file XML dei corrispettivi, comprensivo del sigillo elettronico apposto con il certificato dispositivo;
• l’esercente può estrarre il file XML sigillato, tramite le funzionalità del dispositivo e trasmetterlo con la funzionalità in esame.

A seguito dalla trasmissione del file selezionato, il sistema comunicherà all’utente l’identificativo dell’avvenuta trasmissione, verificabile nell’area “Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi”, oppure un diagnostico di mancata/errata trasmissione.

Se al momento di chiusura di cassa si hanno problemi di connettività alla rete internet, ci sono 12 giorni di tempo per trasmettere gli stessi riconnettendo l’RT alla rete internet (soluzione preferibile) oppure copiando il file dei corrispettivi (sigillato dall’RT) su una memoria esterna (es. chiavetta USB) e utilizzando l’apposita funzionalità di upload di tale file presente nel portale Fatture e Corrispettivi.

La funzionalità “Dispositivo fuori servizio” permette di gestire situazioni di dispositivi non in grado di memorizzare i corrispettivi per malfunzionamenti e, quindi:

• consente la memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi per dispositivi non funzionanti in modo corretto che risultano, quindi, nello stato “Fuori Servizio”;
• sostituisce la sola comunicazione dei corrispettivi giornalieri da dispositivo, poiché lo stesso non è funzionante temporaneamente (non anche la “dematerializzazione” del registro cartaceo utilizzato per la singola operazione di vendita in sostituzione dell’emissione dello scontrino fiscale).

In questo caso è necessario oltre che a richiedere l’intervento di un tecnico abilitato:

• Accedere nel portale dell’Agenzia delle Entrate, sezione “Fatturazione e corrispettivi” per dichiarare che il registratore telematico è fuori servizio.
• Fino a quando non è ripristinato il corretto funzionamento (o si doti di altro registratore telematico regolarmente in servizio), i dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere sono annotate su apposito registro, da tenere indifferentemente in formato cartaceo (registro dei corrispettivi d’emergenza) ovvero con modalità informatica.

La corretta tenuta del registro di emergenza rende non obbligatoria la trasmissione (o ritrasmissione) dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall’Amministrazione Finanziaria ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi come le fatture.

Rimangono ferme le generali previsioni in materia (in primis, tra le altre, la tempestiva richiesta di intervento di un tecnico specializzato). Tale trasmissione può comunque avvenire su base volontaria avvalendosi della richiamata procedura di emergenza.

In alternativa la memoria dei singoli punti cassa può essere utilizzata in luogo del registro di emergenza.

Qualora pur a fronte della corretta liquidazione dell’imposta e dell’utilizzo del registro di emergenza, in presenza di un malfunzionamento il registratore telematico/server RT non sia stato posto “fuori servizio” ed abbia proceduto alla memorizzazione/invio di dati incompleti o comunque non veritieri o di corretto invio/rinvio entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, la sanzione applicabile è sempre quella dell’art. 11, c. 2-quinquies D. Lgs. 471/1997, ossia € 100 per ciascuna trasmissione.

REGISTRO DEI CORRISPETTIVI PER MANCATO FUNZIONAMENTO DEL REGISTRATORE

L’Amministrazione Finanziaria ha indicato la procedura che i soggetti obbligati alla tenuta del registratore di cassa telematico devono adottare in caso di guasto dello stesso. Tali soggetti sono coloro i quali siano obbligati all’installazione del registratore telematico. Nelle annotazioni del registro dei corrispettivi per mancato funzionamento del registratore di cassa è necessario:

• riportare l’indicazione dell’ora e della data d’inizio delle annotazioni;
• annotare i corrispettivi relativi a ciascuna operazione in luogo del rilascio dello scontrino fiscale;
• riportare il totale dei corrispettivi giornalieri nel registro dei corrispettivi, o registro prima nota, entro il giorno successivo non festivo, senza possibilità di differire, come nel caso di regolare emissione dello scontrino, l’annotazione al giorno 15 del mese successivo.

Il soggetto che non tiene o non conserva secondo le prescrizioni i registri previsti è punito con la sanzione amministrativa da € 1.000 a € 8.000.

Si precisa che il registro deve considerarsi obbligatorio, nel senso che deve essere istituito indipendentemente dall’eventualità del mancato o irregolare funzionamento dell’apparecchio
misuratore fiscale.

FATTURA IN SOSTITUZIONE DEL CORRISPETTIVO

Commercianti e soggetti assimilati possono sostituire il documento commerciale con l’emissione della fattura elettronica, ma solo contestualmente all’effettuazione dell’operazione (e non entro il termine “ordinario” di 12 giorni).

Nel previgente sistema (ora circoscritto a pochi casi) non v’era dubbio che l’esercente potesse decidere, a prescindere dalla richiesta del cliente, di emettere fattura “immediata” in luogo della ricevuta fiscale o scontrino fiscale. Solo a condizione che l’emissione fosse “contestuale” all’ultimazione dell’operazione. In tal senso si è espressa l’Agenzia delle Entrate (circolare n. 97/E/1997, par. 4.3).

L’obbligo del documento commerciale (RT o soluzione web dell’Agenzia delle Entrate) può essere sostituito anche nel nuovo regime: ciò è stato confermato dall’Agenzia delle Entrate, prima nella risposta a interpello 8.10.2019, n. 396 e successivamente con la circolare n. 3/E/2020 (par. 1.2), dove è stato precisato che i soggetti dell’art. 22 possono documentare le cessioni di beni
e le prestazioni di servizi alternativamente:

• con memorizzazione e successiva trasmissione dei corrispettivi ex D. Lgs. 127/2015, ovvero documento commerciale recante, nel caso di servizi, l’opzione “non riscosso” con onere di ulteriore emissione alla riscossione;
• mediante fattura immediata entro 12 giorni dall’effettuazione, ai fini Iva, dell’operazione;
• mediante fatturazione differita entro il 15 del mese successivo all’effettuazione in presenza di idonea documentazione (documento commerciale, ddt, ecc.).

Con la circolare 21.02.2020, n. 3/E, l’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto i citati 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione ai fini Iva e non già dall’ultimazione effettiva.

La memorizzazione elettronica dei corrispettivi e, a richiesta del cliente, la consegna della fattura o del documento commerciale, sono effettuate non oltre il momento dell’ultimazione dell’operazione.

Dal 1.07.2022 sussiste la possibilità per i soggetti che adottano sistemi evoluti di incasso, attraverso carte di debito e di credito e altre forme di pagamento elettronico, dei corrispettivi delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi che consentono la memorizzazione, l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, di assolvere mediante tali sistemi all’obbligo di memorizzazione elettronica e di trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi ai corrispettivi giornalieri.

La sanzione amministrativa da € 1.000 a € 4.000, prevista per l’omessa installazione degli apparecchi per l’emissione dello scontrino fiscale (art. 11, c. 5 D. Lgs. 471/1997), si applica anche per l’omessa installazione degli strumenti di memorizzazione e trasmissione telematica, salve le procedure alternative adottate con i provvedimenti di attuazione dell’Agenzia delle Entrate.

Non è consentito fruire del ravvedimento operoso in merito alla sanzione disposta per l’omessa memorizzazione dei corrispettivi o la memorizzazione con dati incompleti o inesatti quando la violazione è già stata constatata.

Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.

Cordiali saluti.

Zogno, 5 Settembre 2023

Team Consulenza

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