Un Cruscotto in Farmacia
Di Roberto Mazzoleni, 16 Marzo 2016
DIRETTA LIVE 1 – STIAMO COSTRUENDO IL CRUSCOTTO DI CONTROLLO PER UNA FARMACIA
Dopo tante parole, facciamo un salto nella concretezza.
Proprio in questo istante, sto costruendo il cruscotto di controllo per un cliente che esercita l’attività di farmacista.
E’ un sabato pomeriggio e quindi, tra un indicatore e l’altro, mi fermo dieci minuti e vi racconto dove sono con il lavoro.
Un salto indietro: dopo i primi blog e soprattutto dopo il convegno del 26 novembre a Zogno, mi chiama questo cliente e mi dice: “Sai Roberto, dopo aver letto il tuo blog ed avervi ascoltato all’incontro con il prof. Simone Brancozzi mi sono convinto che alla mia attività manca una sintesi, un quadro di controllo delle attività. Dammi una mano… proviamo il cruscotto!”. Bene, si parte!
Dico al cliente di dedicarmi un paio d’ore presso la sua azienda (concetto fondamentale: vengo io da te…) e in quella sede inizio con una breve premessa su cosa è il cruscotto e perché potrà essergli utile (vado veloce, dopo blog e convegno lui l’ha già capito…). Poi passiamo all’azione: “Ora dimmi: in quale scenario si sta muovendo il tuo mercato di riferimento?” Passiamo una buona oretta a parlare delle modifiche legislative che hanno interessato le farmacie (le liberalizzazioni), cosa chiedono i clienti, come si sta muovendo la concorrenza e come la tecnologia può modificare l’operatività della farmacia.
Il cliente è un fiume in piena… ho già tutte le informazioni necessarie che, integrate con le mie, potranno determinare l’ANALISI DI SCENARIO. Ve la ricordate? E’ il “DOVE STIAMO ANDANDO?”
Da lì, sfrutto la sua propositiva eloquenza e continuo a tartassarlo di domande:
- Quali sono i punti di forza della tua farmacia?
- E quali i punti di debolezza?
- Quali opportunità puoi vedere nel tuo futuro mercato?
- E quali minacce?
Lui è fluente nel raccontarmi che ha improntato la sua farmacia curando particolarmente il rapporto con il cliente, personalizzando l’offerta, utilizzando servizi innovativi, ma che deve ancora lavorare molto nel legame con i medici di famiglia, nelle strategie di nuova comunicazione e nella gestione del magazzino dei farmaci. Vede nelle novità legislative una forte concorrenza che sarà sempre più presente nel futuro con l’entrata di nuovi competitors (nuove licenze, le grandi catene di supermercati..) e che a fronte di questo sarà indispensabile trovare il modo di distinguersi.
Bene, abbiamo compiuto il secondo passo: è stata definita l’ANALISI SWOT.
Lo vedo contento, soprattutto appassionato di discutere di progettazione e pianificazione. Proseguendo, abbiamo definito uno dei dodici pilastri aziendali: la PIANIFICAZIONE STRATEGICA. A qualcuno potrà sembrare strano che una farmacia, un negozio che generalmente non conosce crisi, si interessi di queste cose. Concetto errato: non esiste attività il cui titolare / amministratore non metta in campo degli strumenti che lo proiettano con tranquillità nel futuro.
Ma continuiamo nel nostro lavoro.
Lo step successivo è quello di analizzare l’organizzazione della farmacia.
Non vedo appeso l’ORGANIGRAMMA. “Perché non l’hai?”, chiedo io. E lui: “Guarda lì, c’è la tabella dei turni”.
Ma quello non è un organigramma. Non vedo l’assegnazione dei compiti, i gradi di responsabilità, le deleghe che tu assegni all’interno della tua organizzazione. Creiamolo.
Iniziamo, pertanto, a descrivere le mansioni di ogni collaboratore in maniera dettagliata ed indichiamo, per iscritto, i gradi di responsabilità:
- dalla gestione del banco vendita, all’esposizione dei prodotti
- dalla gestione degli ordini ai fornitori, al corretto posizionamento dei prodotti in magazzino che debbono essere ordinati secondo un criterio alfabetico e di scadenza
- dalla gestione dei servizi offerti dalla farmacia alla pulizia dei locali.
Al termine dei lavoro riusciamo a creare un prospetto in cui sono indicati i nominativi dei collaboratori, le attività che gli competono e i gradi di autonomia.
Ecco, questo è un altro dei dodici pilastri aziendali: L’ORGANIGRAMMA. E’ impossibile organizzare la propria azienda se non è chiaramente mappata l’azione di ogni collaboratore.
I’ultimo step prima di addentrarci nella creazione del cruscotto di controllo è quello di impostare una mappa strategica. Ci mettiamo quindi a dividere le aree della farmacia:
- area economico-finanziaria
- area approvvigionamento e vendita
- area del clima aziendale e della gestione dei collaboratori
- area dell’innovazione e della comunicazione
All’interno di ciascuna di queste aree andiamo ad inserire quali sono le azioni e gli obiettivi che il titolare si pone.
Cosa abbiamo scritto? Ve lo racconto nel prossimo articolo….
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